Inleiding
Door directie en bestuur is al enige tijd onderkend dat de ambtelijke organisatie van de gemeente Houten versterkt moet worden. De krimp van de organisatie, als gevolg van bezuinigingen en uitplaatsing van taken, in combinatie met groeiende ambities op complexer wordende vraagstukken, wordt gevoeld. Toen een ambtelijke fusie met Wijk bij Duurstede geen goede oplossing bleek voor een structurele versterking van de organisatie, is onderzoek gestart naar de mogelijkheden van versterking in eigen huis.
In de periode eind 2017 – begin 2018 heeft het onderzoek zich gericht op de versterkingsnoodzaak (omvang en inhoud) en de herinvesteringsruimte (financieel en formatief) in eigen huis. De raad heeft het college ruimte geboden voor het uitvoeren van dit onderzoek, doordat zij voor de jaren 2017, 2018 en 2019 impulsmiddelen ter beschikking heeft gesteld voor tijdelijke versterking van de organisatie. Zo is via de begroting 2016 € 750.000 aan incidentele middelen toegekend, in afwachting van het onderzoek naar de ambtelijke fusie met Wijk bij Duurstede. De raad heeft deze middelen via de Begroting 2018 verlengd (€ 600.000 in 2018 en € 600.000 in 2019) in afwachting van een structurele oplossing voor versterking van de organisatie op eigen kracht.

Versterking organisatie via herijking structuur en financiële impuls
De noodzaak om de organisatie te versterken manifesteert zich breed in de organisatie en vraagt na jaren van ombuigingen om een investering in een bandbreedte van € 0,9 - € 1,1 miljoen.

De organisatie is zelf in staat gebleken om hiervoor € 600.000 in eigen huis vrij te spelen. Hiervoor was het noodzakelijk om de hoofdstructuur en sturingsprincipes van de organisatie te herijken. Met deze herijking is beoogd dat:

• knelpunten die in de structuur zijn ervaren, worden opgelost, zodat de structuur weer meer bijdraagt aan de gewenste manier van werken;
• de organisatie (voor een groot deel) op eigen kracht kan worden versterkt, doordat formatie wordt herschikt, passend bij de versterkingsnoodzaak.

In 2018 heeft over deze aanpassingen in de structuur besluitvorming plaatsgevonden (collegebesluit 25 juni 2018) en is toegewerkt naar het in werking treden van de nieuwe structuur per 1 januari 2019. Hiervoor is een werving- en selectietraject doorlopen, waarbij de managementposities opnieuw zijn bemenst en zijn nieuwe teams gevormd. De organisatie kent daardoor vanaf 1 januari 2019 een slagvaardige structuur met nog maar twee managementlagen (in plaats van drie); een 2-hoofdige directie en 12 teams. Daarnaast is de organisatie versterkt door een deel van de managementformatie te herschikken naar formatie op inhoudelijke vraagstukken, gekoppeld aan de versterkingsnoodzaak (versterking kwaliteit en vermindering kwetsbaarheid). Op hoofdlijnen is deze formatie ingezet op de volgende terreinen: programmamanagement, bestuursadvisering, HRM, Jeugd, beheer openbare ruimte (buitendienst), ondermijnende criminaliteit en informatiemanagement.

De resterende benodigde € 400.000 heeft de raad op 13 november 2018, bij de besluitvorming over de begroting 2019-2022, beschikbaar gesteld. Deze € 400.000 wordt voornamelijk ingezet om de eerder door de raad beschikbaar gestelde incidentele middelen tot en met 2019 vanaf 2020 structureel door te zetten. Het gaat om een investering op de volgende beleidsterreinen:

Meerjarig programma organisatieontwikkeling
Formatieve versterking en investeren daarin is belangrijk voor de doorontwikkeling van de organisatie en het borgen van de taakuitvoering. Versterking heeft daarnaast natuurlijk ook te maken met het blijven investeren in de (vaardigheids)ontwikkeling van medewerkers. De Houtense organisatie wil ook in de komende jaren een organisatie zijn, die bestaat uit mensen waar graag een beroep op wordt gedaan. Mensen die zich, naast professioneel en deskundig, ook kunnen inleven in wat iemand nodig heeft én lef tonen en ruimte nemen voor noodzakelijke vernieuwing, passend bij de vraagstukken van deze tijd. Daarom zal in de komende jaren gewerkt worden aan de volgende ontwikkelambitie:

In 2018 is een meerjarig programma Organisatieontwikkeling van start gegaan. Gekoppeld aan de ontwikkelambitie wordt onder het motto ‘Persoonlijk Verbinden en Professioneel Vernieuwen’ de komende vier jaar (2018-2022) gewerkt aan de (door)ontwikkeling van de kwaliteit van de organisatie.
In 2018 heeft dit al vorm gekregen door;

• de structuur en sturingsprincipes zodanig te herijken dat deze ondersteunend kunnen zijn aan de gewenste manier van werken
• blijvend vaardigheden en talenten te ontwikkelen (in ’t werk en via training/opleiding)
• ‘gewoon’ te doen (ondernemen, uitproberen, experimenteren)
• het delen en leren te stimuleren (via het nieuwe interne communicatienetwerk Insite, het organiseren van KoffieConnects en de Proeftuinparade)

Waar in 2018 de nadruk van de ontwikkeling stevig bij de aanpassingen van de structuur en sturingsprincipes heeft gelegen, zal in 2019 verder ingezet worden op de ontwikkeling van en het investeren in de mensen. Over de inhoud en voortgang daarvan zal de raad op passende momenten worden geïnformeerd.

Informatiefunctie
In 2018 is conform het informatiebeleid ingezet op vijf thema’s:

1. De basis op orde brengen voor wat betreft (digitale) informatie: in 2018 is gestart met een project “informatiehuishouding”. De technische randvoorwaarden zijn ingericht, de bemensing is gereed zodat in 2019 dit voor een groot deel kan worden afgerond.
2. Beter met informatie leren omgaan (bewustwording, cultuur en gedrag): in 2018 heeft bij de afdeling Samenleving het traject “informatie gestuurd werken” plaatsgevonden. Het traject was niet technisch, maar op bewustwording en gedrag ingestoken.
3. Digitaliseren, archiveren en voorkomen van digitale dementie: in 2018 zijn de technische randvoorwaarden gerealiseerd, zodat mét input van de experts daadwerkelijk, fasegewijs, de digitale dementie ‘gerepareerd’ wordt.
4. Het borgen van privacy en informatieveiligheid: in 2018 is de Functionaris Gegevensbescherming gestart en is de Privacy Officer druk doende met (preventieve) maatregelen om de privacy risico’s te minimaliseren.
5. Leidinggeven en organiseren van de informatiefuncties: in 2018 hebben de functioneel beheerders een professionalisering-opleiding gevolgd. Dit leidt tot meer projectmatig werken op het gebied van ICT. 2018 was ook het jaar van voorbereiding op de nieuwe organisatiestructuur in 2019.

Privacy en informatieveiligheid
In mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. De belangrijkste verplichtingen die daaruit voortvloeien zoals het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming, het aanleggen en onderhouden van een ‘register van verwerkingen’ en het inregelen van procedures voor bijvoorbeeld inzage of wijzigingsverzoeken zijn tijdig gerealiseerd. Eind 2018 is daarnaast het beleidsplan privacy door het college vastgesteld.

Met betrekking tot informatiebeveiliging en de invoering van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) zijn ook in 2018 weer diverse onderwerpen beleidsmatig uitgewerkt en diverse maatregelen doorgevoerd. Speerpunten daarbij waren de veel striktere procedures en hulpmiddelen bij in- door- en uitstroom van personeel en het bepalen van voorwaarden en creëren van hulpmiddelen voor de transitie van on-premise oplossingen naar cloud computing. Tenslotte kan nog worden vermeld dat de verantwoording over de stand van zaken van de informatiebeveiliging middels de ENSIA methodiek succesvol kon worden afgerond voor zowel de horizontale als de verticale verantwoording.

Personeelslasten algemene dienst (inclusief inhuur derden)
Binnen de reguliere bedrijfsvoering zijn capaciteitsproblemen zo veel mogelijk opgelost door middel van interne mobiliteit en regionale samenwerking. Daar waar het niet anders kon, is incidenteel besloten tot inhuur over te gaan. Dit was in veel gevallen voordeliger dan een tijdelijk dienstverband aanbieden, omdat daar ook aanspraken op een uitkering uit voort konden komen.

Onderscheiden worden drie categorieën voor de inhuur van externe krachten.
a. Vinex en andere ruimtelijke projecten. De financiering vindt plaats uit de grondexploitatie en
    speciaal ter beschikking gestelde kredieten;
b. Incidentele taken/projecten, die eenmalige specifieke deskundigheid vragen, met name
    gerelateerd aan de decentralisaties van zorgtaken. Financiering vindt plaats uit speciaal daarvoor
    ter beschikking gestelde budgetten;
c. Frictie in de reguliere bezetting. Financiering vindt plaats uit salarisbudgetten (vacaturegelden)
    of daarvoor aanvullend beschikbaar gestelde budgetten.
De verantwoording per categorie is opgenomen in de tabel bij de meerjarige inhuurkosten.

Kosten inhuur derden meerjarig
In onderstaand overzicht zijn de kosten voor inhuur van derden voor de jaren 2015 tot en met 2018 opgenomen. De inhuur voor de grondexploitatie is niet opgenomen binnen de algemene dienst en de bedragen hiervan komen slechts in een totaalbedrag voor in onderstaand overzicht. Omdat de dekking van deze kosten plaatsvindt vanuit de grondexploitatie en speciaal ter beschikking gestelde kredieten blijven deze in de rest van deze analyse buiten beschouwing.

                   Bedragen x € 1

In 2018 zijn voor de grondexploitatie de werkzaamheden volledig met eigen personeel gedaan. De kosten voor inhuur op specifieke projecten zijn in 2018 gedaald ten opzichte 2017. Dit houdt verband met een lagere inhuur op ICT-derden.

De kosten voor incidentele inhuur bij de algemene dienst is gedaald ten opzichte van het voorgaand jaar. Dit heeft deels te maken met markttarieven die onder druk staan. Daarnaast is er een relatie met de groei naar een flexibele en efficiënte organisatie die met minder middelen de noodzakelijke kwaliteit en kwantiteit kan blijven leveren. Overigens blijkt uit het resultaat van de personeelslasten voor de algemene dienst dat er naast specifieke budgetten ook incidentele dekking voor deze inhuur is gerealiseerd in de vorm van UWV-gelden en vergoedingen voor gedetacheerd personeel.

Resultaat
Personeelslasten algemene dienst

          Bedragen x € 1.000

* Dit bedrag wordt via de producten doorbelast aan de grondexploitatie

De personeelslasten binnen de algemene dienst zijn 8,8% lager dan begroot. Belangrijkste oorzaak hiervoor is dat het natuurlijk verloop van personeel zich, in navolging van 2017, in 2018 versterkt heeft voortgezet. Dit is in lijn met de landelijke trend die zich, nu het economisch beter gaat, in 2017 heeft ingezet. Door nieuwe instroom ontstaat er financiële ruimte (begroot - werkelijk) in de salarislasten. Oorzaak hiervoor is enerzijds de toegepaste begrotingssystematiek van salarislasten. Op basis van de door de raad vastgestelde begrotingsrichtlijnen 2018 worden deze geraamd op het maximum van de functieschaal. Anderzijds stroomt nieuw personeel meestal aanmerkelijk lager in (groei-vooruitzichten). Deze vrijval van budget is ingezet voor inhuur van derden en/of loopbaanoriëntatie (zie ook hoofdstuk Bestuurlijke beschouwingen).

De voor- en nadelen op beïnvloedbare formatie en loonsom gerelateerde budgetten (inclusief inhuur derden) worden tot en met 2019 verrekend via de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling. Hierdoor wordt het jaarrekeningresultaat niet beïnvloed door fluctuaties in deze budgetten. Dit is in lijn met het besluit van de raad hierover bij het Financieel kader 2019-2022 op 10 juli 2018.

Indicatoren
In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.